肖东发:图书馆对年鉴资源的搜集整理与利用(上)

选择字号:   本文共阅读 152 次 更新时间:2014-12-07 19:14:28

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肖东发  

  

   【内容提要】本文通过对北京图书馆、北京大学图书馆、清华大学图书馆、中国人民大学国际经济系资料室的调查,用数据和事实说明年鉴在受到读者欢迎,发挥多方面作用的同时,在图书馆管理和年鉴编纂出版方面目前都存在着问题。在反映读者诸多意见和建议的基础上,经过分析,找出提高年鉴质量、改进图书馆各环节工作的措施和方案,以期使年鉴中蕴藏的巨大信息资源得以更充分地开发和利用。

   【关键词】图书馆资源管理/年鉴/流通利用/读者调查

   80年代以前,读者查找古代人物、事件、年代、名物、典章制度、诗词、典故以及重要的四部典籍中的某一句话,甚至一个字都不成问题,因为文史工具书品种齐全,编撰精细。仅哈佛燕京学社引得编纂处就编了64种引得,其中有不少是"堪考灯"(concordance),逐字索引,使用起来得心应手。查找国外的人物、事件、数据、文献也有一批相应的工具书。惟独查找现当代的人物传记、机构名录、法规文献、统计数字,反倒十分困难。原因就是缺少反映现实进展的工具书。有时只好利用国外年鉴查找有关中国的资料。近十几年来,出版了一大批年鉴类工具书,使这种局面得到极大改观。

   我国年鉴事业发端于本世纪初,据现有资料考知:中国最早的一部年鉴是奉天图书馆于清宣统元年(1909年)7月出版的《新译世界统计年鉴》,是由奉天提学司图书科科员谢荫昌从日本国统计局长伊东佑谷所编的《世界年鉴》中"世界之部"辑译而成。内容取材于1907年世界各国的统计资料。本世纪20年代初到40年代末,我国出版的各类年鉴总数接近140种,由于战事频繁,经济凋敝,绝大多数未能连续出版。

   1950年至1965年间只有屈指可数的5种年鉴,1966年至1979年可以说"白茫茫一片大地真干净",几乎一种年鉴也没有出版。进入80年代以后,出版界一个引人注目的现象就是出现了"年鉴热"。其品种数量增长之快,在中外出版史上都十分罕见。从1980年的6种,1981年13种,1982年28种,1983年52种,到1985年突破100种,几乎连年翻番。进入90年代以后,增长势头也未减弱,据统计,1992年为640种,到1996年已达1100种。不仅早在1985年成立了中国年鉴研究会,出版了《年鉴信息与研究》、《年鉴通讯》等专门刊物,还先后出版了有关年鉴学的专著、工具书、论文集10余种。

   图书馆可以说是年鉴的最主要的收藏者和最大的用户。这是由年鉴自身的特点决定的。年鉴大都字逾百万,部头较大,定价较高,又逐年编辑,连续出版,个人读者很难购置收藏。从年鉴学的角度,不仅要研究年鉴的历史、理论、编纂方法,还应研究年鉴的传播与利用。自80年代以来,我一直坚持应该重视年鉴用户的调查分析与培训,在图书馆员和研究生的帮助下,先后对北京图书馆、北京大学图书馆、清华大学图书馆、人民大学国际经济系资料室等单位的年鉴收集、整理、利用等情况进行了多次调查,散发过180份读者问卷,得到不少珍贵的数据、事例和信息。从大众传播理论的角度分析,读者调查研究涉及到传播者、传播内容、传播媒介、传播对象(读者)以及传播效果五个基本要素。因此说,这类调查分析无论对图书馆学、年鉴学、大众传播学的研究,还是对改进图书馆工作,提高年鉴编纂质量都是有意义的。

   1 年鉴的采购、搜集情况

   由于我所调查的北京图书馆、北大、清华图书馆都是著名的公共和高校图书馆,基础雄厚、经费也较充足,所以在馆藏建设上颇有实力。仅以北大馆为例:

   1.1 早期年鉴较为齐全。如1924年阮湘主编的《中国年鉴》,1934年出版的《申报年鉴》,1935年杨家骆主编的《图书年鉴》,此外还有内政、法制、劳动、教育、银行、财政、保险、盐务等专科年鉴;河北教育、江苏政治、浙江经济、辽宁财政统计及湖南、广西、桂林等地方年鉴;甚至1947年出版的《武汉日报年鉴》等均有收藏,数量约40余种。《教育年鉴》不仅有1934年、1948年出版的第一二卷,内容与之相互衔接的1957年、1974年在台湾出版的第三四卷也有收藏。香港经济导报社出版的《香港经济年鉴》和华侨日报出版的《香港年鉴》收藏完整。

   1.2 外国年鉴也成规模。由于收藏比较分散,不便统计,知见大约有150余种,其中《联合国统计年鉴》、《美国统计摘要》等统计年鉴自1948年创刊至今从未中断。日本出版的《朝日年鉴》、《自卫队年鉴》及《日本新闻年鉴》等有数十种。而《世界年鉴》、《咨询年鉴》、《惠特克年鉴》等综合性年鉴品种虽然不多,但使用率较高。此外还有第三世界国家出版的年鉴,如《印度参考年鉴》、《泰国年鉴》、《伊拉克年鉴》和《菲律宾年鉴》等,只不过有的收藏不够完整。

   1.3 "文革"前年鉴基本完整。我国1966年以前出版的《人民手册》、《世界知识年鉴》、《中国体育年鉴》、《中国摄影年鉴》等收藏较全。翻译外国的年鉴收藏有中国统计出版社1957年出版的《德意志民主共和国统计年鉴》(1955)等少数几种。

   1.4 新版年鉴参差不齐。我国近年来出版的年鉴,1990年调查北大馆藏有143种,1993年调查有171种,1996年调查有211种。可以看出,相对年鉴的出版而言,开头几年收录较全,1985年-1987年品种较多,而1990年后品种增长速度明显下降,尽管近年来年鉴出版增加了几百种,但北大图书馆仅增订了《华人经济年鉴》、《中国旅游年鉴》、《中国劳动统计年鉴》、《中国房地产市场年鉴》等几十种,原有的部分品种已经不再续订。收藏品种与年鉴出版种数之比,由80年代的1/3下降为1996年的1/5,这种现象是值得重视的。其原因也是多方面的,在1986年-1987年间,该馆采购人员曾下决心,要尽可能完整地购置各类年鉴,甚至还专门建立了"年鉴目录卡片",但他们遇到如下诸多困难,没有完成这一"宏愿"。

   一为信息不灵,渠道不畅。该馆仅靠《全国新书目》及《社科新书目》、《科技新书目》等征订目录采购,而有些年鉴未按规定向中国版本图书馆送缴样书,《全国新书目》就不会刊登;有些年鉴自办发行,未交书店发行,该馆收不到征订单就无法订购。当他们了解到我国年鉴到1990年已出版400多种时,采购人员十分惊讶,尽管原来付出不少努力,收藏种类只占1/3左右,这是没有想到的。当年鉴出版超过600种以后,采购人员已感力不从心,只能保证重点。

   二为拖期断档现象严重,出版时间不好掌握。对有些重要年鉴如《中国百科年鉴》、《中国出版年鉴》、《中国文学研究年鉴》等,采购人员想配置齐全,因为教学科研需要,头几年复本量高达10册。可由于发行的原因也有断档现象,还有的年鉴长时间不见下文,也不知是停刊了,还是拖期了;当然也有一些年鉴只出了一期。

   三为书名刊期变化无常。如《中国机械电子工业年鉴》有合有分。开始是机械、电子合在一起,后来又单独出《机械卷》和《电子卷》。既有中文版,也有英文版,情况较复杂,一时难以搞清。又如《中国教育年鉴》、《中国印刷年鉴》、《世界知识年鉴》等都有两年或多年年号合刊现象,由于不规范,采购人员也难以掌握情况。

   四为经济原因。书价上涨,经费紧张。一部年鉴大都定价几十元,北大图书馆虽然购书经费逐年都有增加,但仍赶不上书价上涨速度。一些采购人员的心理状态是:定价在三五十元以下的书,订购毫不犹豫,复本量也可稍多些;而定价百元上下的书,总要斟酌才决定是否订购。对那些学科专业较窄的,本校又没有相应专业的,或某些地方性年鉴,只能下决心割舍;对某些外国年鉴也只能保证重点,如读者常用的、历史较久的百科、综合性年鉴,继续订购,而某些历史较短、读者较少的年鉴就不再订了。

   五为近年来工具书的出版种类急速膨胀,各类百科全收、手册、词典、名录等都要挤占有限的购书经费,形成激烈竞争的局面。在采购人员看来,某些年鉴的使用率不高,也就不在继续订购。

   北京图书馆的情况是后来居上。1990年前,该馆因中文年鉴缺藏现象严重和刊期过于老化受到读者批评。他们自1991年3月至6月展开细致调查,发现各出版社在向北京图书馆寄送呈缴本过程中,存在严重的漏缴现象,再加上馆员对年鉴事业的发展及读者需求估计不足,仍沿用老办法坐等上门,致使工作不能满足读者日益增长的需求。他们首先从摸清年鉴出版情况及本馆缺藏状况入手,采取有效措施,加强年鉴采访建设,指定专人专门负责补藏工作,编制了一套年鉴专题采访目录,从1991年至1992年底,参考部工作人员到各个书店和出版社,按图索骥,下苦功将所缺年鉴一本一本补上,按调查清单向约100家年鉴编辑单位发函补购过期年鉴。而且实行了读者推荐制,即读者想用的年鉴而北图工具书阅览室缺藏的,即派人设法补购,然后再电话通知读者。经过一年多的努力,馆藏中文年鉴总数增加了约一倍,达到了360种。与当时出版年鉴品种数之比为60%。每种年鉴缺卷比率大大下降。工具书阅览室的读者人数从1991年的2.5万人次,增加到1992年的4万人次。他们将全部中文年鉴集中管理,单独分类排架,为同时查找多种年鉴的读者提供更多的方便。1993年5月成功地举办"全国首届年鉴展览"后,得到数百家年鉴编辑单位的大力支持,使馆藏与年鉴出版种数之比达70%,目前北图年鉴阅览室收藏年鉴有850多种,接近1100种的80%。该馆参考部副主任马惠平认为,北京图书馆应该成为全国年鉴的收藏中心,北在此基础上,多方面地开展年鉴信息服务工作。要最大限度地把全国出版的所有年鉴收藏齐全。要尽量把每种年鉴的每一年卷补充入藏。要努力把每年新出版的年鉴及时收藏,并尽快地提供给读者使用。这是一项工作目标,达到这一目标并非易事,尚有许多工作要做,但我们期望能够一步一步地把工作做得更好,逐步地向这一目标迈进。应该说有这样的决心,做出这样的承诺,是十分可贵的。

   在收藏方面,我并不主张所有的图书馆都要把年鉴收录齐备,这是不现实的,而是应该根据各自的类型、任务、读者对象、购书经费和馆舍条件几个方面综合考虑年鉴的收藏品种及数量。更重要的是如何把年鉴的信息资源充分利用和开发出来,不断提高年鉴的社会效益和经济效益。

   2 年鉴的加工管理情况

   年鉴是一种时效性很强的现实性工具书,读者的基本愿望就是希望能尽快看到新出版的年鉴。因此,年鉴出版是否及时,图书馆入藏是否迅速,年鉴入馆后加工速度如何,用何种方式使之与读者见面,这都是影响年鉴使用价值的重要环节。

   1996年7月,清华大学图书馆书架上的多为1993年以前的年鉴,1994年卷只有10种,1995年卷只有2种,其中一种是《台湾美术年鉴》,一种是《南海年鉴》,其时已有数百种年鉴出了1995年卷,《南京年鉴》和《中国质量认证年鉴》已出版了1996年本。

   北大图书馆1997年1月的"新书通报"上多数年鉴是1993年卷,少数为1995年卷,造成这种现象的责任,主要不是年鉴的出版者,而在于图书馆,应该从内部管理中查找原因。

   2.1 加工整理迟缓。图书馆的书从采购进馆到分送各阅览室,中间要经过登记,打登录号、查重、分类、编目、校对、打印、直到调拨,多达近10道工序,整个加工整理过程在正常情况下,需要一二个月,如果进书数量较大,造成积压,有时就要三个月以上,甚至半年时间才能和读者见面,这必然使年鉴的时效性大受影响。图书馆加工投入使用与年鉴的出版基本上相差一年。

   2.2 典藏过于分散。几乎每个阅览室、书库都有年鉴,而在品种和刊期上任何一处也不完整,这给内部管理和读者使用都带来极大不便。目前该馆年鉴相对集中之地有四处:一是教师、研究生阅览室,国外年鉴、解放前及现代年鉴较多,总数超过100种;二是工具书阅览室,主要是现代年鉴,有60多种;三是学生导读室,常用年鉴30多种;四是参考咨询室,备工作人员查阅的年鉴10余种。

   2.3 陈列阅览不足半数。据了解,该馆所藏各类年鉴,陈列在教师研究生阅览室和工具书阅览室。供读者翻检查阅的中外文年鉴约有百种,也就是还有一半以上的年鉴存放在9层工具书书库中,没有发挥应有的作用。图书馆有明文规定--工具书不外借,只供馆内阅览。因而,有不少复本量较多的年鉴长年束之高阁,无缘与读者见面。在这方面,某些系资料室,处理方法就灵活的多。如中国人民大学国际经济系资料室,因教师教学或科研急需,可以短期借阅。馆员在宣传推荐读者利用年鉴时,引导并允许他们借出复印,以充分发挥年鉴的作用。

   2.4 内部调阅手续繁琐。从规章制度上讲,读者是不能外借年鉴,就是馆内阅览室从书库调阅工具书时,也要办调阅手续。但手续过于繁杂,就会影响工作。如果采编部调拨处没有调拨,阅览室的馆员没有主动及时补充新书刊,就会直接影响新品种的年鉴进入阅览室,因而形成阅览室书架上近几年年鉴较少的现象。

   几点改进意见:(1)年鉴以反映及时为特点,图书馆应对其优先加工分编,不能把年鉴与其他读物等量齐观,要区别对待,使之尽快与读者见面。(2)在借阅方式上,应从实际出发,一般在阅览室陈列,供读者查阅的工具书不外借是对的,但在大书库中存放的复本量较大的年鉴,就可以灵活处理,向读者开放。因为借阅者多为教师、研究生,他们是为教学、科研、完成课题、撰写论文才借阅年鉴的。对于读者要求开放工具书的呼声,馆员也有所了解,所以在分编手册时,有的考虑到了为读者能够外借出馆,就没有当工具书处理,即没有加特有的标记"G"(工具书缩写字母),而年鉴由于明确为工具书,统统加了"G"字,反而致使相当数量的年鉴被打入冷宫。年鉴和手册同为资料性工具书,为了便利读者使用,亦可考虑灵活处理,或不加"G"字标志,或允许复本外借,以充分发挥年鉴的作用。

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本文责编:张容川
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文章来源:《图书馆学研究》(长春)1998年01期

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