数字及网络化知识时代的图书馆

选择字号:   本文共阅读 8110 次 更新时间:2001-11-01 10:00

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李华伟  

时间:2001年10月31日(周三)上午9:00

地点:勺园7号楼301报告厅

主讲人介绍:李华伟(Hwa-Wei Lee)博士,俄亥俄大学图书馆院长级荣誉馆长。OCLC图书馆电脑联网中心杰出访问学者。北京大学信息管理系客座教授。

讲座内容:

非常高兴有这个机会和北大信息管理系的研究生和老师见面,今天我只能提纲挈领地讲一讲现在图书馆的新发展趋势,以及它在新时代里担当着什么样的角色。今天演讲的重点是知识时代图书馆的作用,包括知识时代的特点,图书馆面临的机遇和挑战,图书馆的新作用,奠基石的原则(这是美国2年前在奠基石城keystone开的一次图书馆学会议所拟定的原则),以及知识的创新。

一、知识时代的特点

下面首先讲一下图书馆发展的新方向。第一是积极支持和鼓励对已有知识的获取和创造性的使用。我们图书馆一个很大的改变,就是从过去以藏书为基础的图书馆变为以信息为基础的图书馆,图书馆是否起到了应有的作用,要看他是否有能力为读者获取他所需要的知识。在这里我想强调的是,知识管理和信息管理有很大的区别。我们系叫做信息管理系,这个定位太低了,信息到知识需要一定的创造,图书馆累积了很丰富的信息资源,但是在知识创新方面的发展有限。我们应该突破信息的框框,把自己研究的目标定位到知识管理的层面上来。于是就提出了第二点:图书馆应在信息向知识、智能转化的理智过程中,担任催化剂及参与者。第三是图书馆将越来越担当维护和加强社会智力和文化基础的使命。

那么,信息时代特点是什么呢?在知识时代,知识以史无前例的速度在累积,尤其是万维网和因特网加快了信息和知识在经济意义上的全球性传播。知识管理,它比信息和数据管理更广,它的范围也比信息技术更大,它是把有关及有用的知识经过确定,组织,合并,综合,和创造性使用的过程。甘勒集团(Gartner Group)把知识管理定义为:一个以整合及协作方式来促进信息资产的创造、捕获、组织、获取和使用过程的一种学科。信息和知识的管理长久以来被当作图书馆的首要职责,图书馆员和信息专业人员是信息和知识查询、选择、获取、组织、储存、再包装、传播和为读者服务经过训练的专家。科学和科技发展及其交互影响的结果造成了人类知识的快速成长,由于因特网及万维网的快速发展促成了对于电子太空中不断增加的数字信息及知识的传递和获取,人们越来越认识到显形知识和隐形知识对一个机构的重要性。

对于显性知识,我们可以这样理解:它是经过文献处理及公开的,是结构的,内容固定的,外在的,及有意识的;而隐性知识,它是个人的,没有经过文献化的知识,是受内涵影响的,由动力所创造及驱动的,内部化的,及以经验为基础的,经常存在人的大脑中,行为上,及概念里。对隐性知识的管理,是一个非常有意义的课题。我们对知识管理的理解,也要从“知识就是力量”转向“知识共享是力量”上来。在廿一世纪的知识时代里,大多数的商业机构都争着要重用机构的才智力量来保证在竞争上占优势。因此,图书馆员不应该坐视知识管理的发展,而是要用专业知识和经验来武装自己,作知识管理的驾驭者 。

知识的创造及使用是一个从数据转变为信息,信息转变为知识,及由知识驱动所支持的人类行为和决策的一个连续的流程。下面我想比较一下数据、信息、知识和智能的区别和联系。数据是离散、不相关的事实、文字、数字及符号。经过选择, 组织、分析以后的数据,就成了信息。知识则是与个人能力和经验结合的信息用来解决问题或创新。而智能是基于个人价值与信仰的前瞻性看法和思想,这应该是我们图书馆工作努力的方向。

这里我想重点讲一下信息和知识的区别。信息(Information)是有形的(Visible),独立于行动和决策,经过处理改变形态的一种物质产品(Physical product),它与环境无关,容易转让,也可以复制。而知识(Knowledge)是无形的(Invisible),与行动和决策相关,经过处理改变思维的一种精神产品(Spiritual product),它可以由环境改变含义,经过学习才能转让,而且无法复制。同样的信息,每个人看了以后获取的知识是不同的。

那么知识是否可以被管理呢?有人认为知识不可以被管理也不应该被管理,尤其是把管理当作控制。然而, 其他人却寻求用发展过程的观点来定义知识管理,例如, 简·达菲(Jan Duffy)把知识管理定义为“通过重用组织的智能和经验来推动革新的过程”。加拉(P. Galagan)提出,知识管理的主要程序是:创造新知识→利用从外部资源所获得的知识→用文件、数据库、软件等形式来表现知识→把知识渗透到加工过程,产品或服务之中→把现有的知识传遍整个组织→在做决策时要使用到所有可能得到的知识→通过组织文化和奖励来促进知识的成长→测量知识资产的价值和知识管理的效果。

在增加知识的价值方面,我想首先要与用户需求密切相关,其次是解决问题的信息准确度要高,再有就是充足的信息覆盖量,帮助用户排除不确定性,在合适的时间,地点将合适的信息给合适的用户等等。

知识管理的战略模式分为:

Integrated strategic plan 整体的战略规划

Knowledge management system 知识管理系统

Mechanism for knowledge renewal 知识创新机制

Customer-centered management 以客户为中心的管理

Mechanism for knowledge sharing 知识共享机制

Increased value of intellectual capital 智力资本增值

作为一个学习组织,图书馆应该在知识管理中起带头作用。与那些把知识管理运用于竞争优势的企业组织不同,大多数的公共、学术和研究图书馆都具有不同的使命和价值观。公共、学术和研究图书馆的最重要使命就是为其读者扩大知识的获取。

知识管理与信息管理共同之处,在于他们都重视分类与检索(Classification and search/retrieval)、整序与整合(Ordering and integration)、选择与过滤(Selection and filtering)、应用与共享(Use and sharing)、分析与评价(Analysis and evaluation)。

知识管理与信息管理的差异,在于信息管理(Information management)是以信息组织为中心,注重静态对象,以文献信息为核心,注重加工与保存,是一种外部形态整合;而知识管理(Knowledge management)是以知识创新为中心,注重动态过程,以人和用户为核心,注重应用与共享,是一种知识资源增值。

二、图书馆面临的机遇和挑战

首先是计算机和电讯技术的发展与整合。根据摩尔(Moore’s law)定律,计算机的运行速度每18个月就会翻一番。

其次是网络化的环境。现在电子新闻(E-news),电子信息(E-information),电子商务和贸易(E-commerce and trade),电子银行(E-banking),电子出版(E-publishing)等概念已经深入我们的生活。而扩展拥挤的因特网,成为很大的难题,对此有人提出Internet2、the next generation of internet的方式,来提高现有的因特网速度。这时就有个问题提出来了,是否需要一个结构严谨的组织来进行管理?

第三是信息和知识的数字化。从60年代以来到现在,从机读数据库到数字图书馆的发展历程,充分证明了这一点。

第四保护版权和知识产权。美国有一个世界知识产权保护组织(WIPO),但是很容易受到出版商的操纵。总的说来,图书馆界很支持版权和知识产权的保护,坚持公平使用的原则。

第五是出版界和学术交流。现有的交流体系是不够合理的。我们在这里也要提出一些对策,包括:新课程和新的主修;支持“学胜于教”的思想;学习结构的改变;增加校园的多样化;受经费来源的约束;要求生产力和责任感;网络化的校园;增加技术方面的投资;学术交流的新模式,等等。

第六是教育与学习领域的变化。传统式的教育方式,是全时间的,仅限于校园内的,连续的,系列的,递增的课堂教育,采取灌输式(One-way),而且是同步的。而教育的新模式是可以在校园外的,非连续的,非系列的,不一定递增的课堂外教育,采取互动式(Interactive),而且是异步的。

三、图书馆的新作用

面对众多的挑战,如:人类知识按指数增加;因特网上丰富的信息源;社会变化的冲击;教育和研究的发展;学术交流和学术出版的改变;资料信息载体的多样化;lib收藏和服务的国际化。图书馆越来越需要具有更多新型知识的专业人才,如Web master。当然,图书馆也有很多相应的对策,如合作项目和服务,建立当地的,区域性的,全国性的,国际性的及特殊的网络;集团购买信息资源,以获得好价格;以各种载体和存取方式开发特色资源;充分利用各种相应的技术;支持Internet2的发展,招募通晓信息技术和应用的馆员;改善使用者的教育;使图书馆的收藏、项目和服务国际化,从事研究、发展项目以提高专业知识和实践,等等。

以OCLC这个组织为例,它最初的目标是为参与的图书馆提供一个计算机系统以便于网上合作编目,如创造一个联合目录,共享图书资源等。现在的OCLC,拥有37,000个使用成员馆,而有8,859个图书馆为会员馆,也就是这8,000多个会员馆都会参与编目,全美95%的新书都可以在OCLC上找到。目前OCLC合计有42,476,614条记录,7亿6千7百万个馆藏地点,4百种语言,覆盖了4千多年所记载的知识。OCLC的公共目的是进一步获取及使用世界上的知识,最大限度地减少图书馆的成本,它是一家非盈利性组织,完全自负盈亏,对图书馆的收费是按所使用的服务而定。在OhioLink(俄亥俄州图书馆及信息网)上,各馆读者可自行在网上进行馆际互借,合作开发数字化资源。SPARC有三种合作方式,替代方式(支持低价,有竞争力的其它替代方式)、前端方式(支持采用新技术及革新的商业方式)、科学社群方式(支持为个别学科服务的非盈利的社群方式)。

四、奠基石的原则

在1999年9月24日到25日,在美国科罗拉多州的奠基石市(keystone)召开了图书馆学的一次盛会,会议提出了图书馆的几大原则有:

学术及政府信息是大众的财富;

图书馆应负责各种信息及知识载体;

大学图书馆是社会智能的公共食堂,等等。

五、知识的创新

那些是图书馆可行的知识管理活动呢?包括:知识资源的管理(Knowledge resources management)、人力资源管理(Human resources management)、资源共享和联网合作(Resources sharing and networking)、信息技术的发展(Information technology development)和用户服务(User services)。

1、知识资源管理

知识资源的管理,首先要发展与图书馆的使命和职能够保持一致的资源获取策略(从纸张印刷型到电子和数字型)。注意从拥有到获取,从万一到及时这种概念的改变。

第二要调查及分析使用者的需求。经由联网的图书馆合作组织发展一个合作选购的计划,建立一个集成的网上公共获取目录,包括馆内和馆外的知识资源。

第三要超越显形知识,设法获取隐形知识,图书馆的网站应该作为所有筛选过的和相关的知识的窗口,不论是显形的和隐形的,现场的和远距离的,及各种形式的资源。

知识空间提供三种类型的知识,第一类是新闻,公司的主要新闻和分布在世界各地工作人员所感兴趣的热门话题。第二类是资源,它包括全球最好的作业, 咨询网, 和社区资源。第三类是连接,专供组织内部结构及跨部门的各个特别兴趣小组彼此交流和讨论之用。

很多图书馆已经发展了它们自己独特的知识空间。全体工作人员可以通过图书馆的内部网络获得本馆内部文件、报告、会议记录、统计分析、政策和程序、操作手册,成功的经验、失败的教训、内部通告、图书馆新闻、员工活动、培训和员工发展机会等等。大学图书馆也可以开发大学内的知识空间。图书馆的馆员和用户拥有大量的专家们所具有的知识。这种专门知识应该编入目录和索引,并且不断地更新,使其通过图书馆创建并维护的电子数据库可以检索及找到。

2、人力资源管理

这里我想谈以下几点:

图书馆馆员的知识以及所积累的经验构成了各类图书馆的智能资产,应该受到重视和共享,使能形成一种共享知识和专业技术的组织文化,并实施恰当的奖偿和鼓励。

一个强调合作、共享和革新的组织文化环境只有在图书馆馆长的有力领导下,及在图书馆馆员达成共识的前题下,才能建立起来。

作为一个学习的组织,图书馆应为其全体员工提供继续教育和在职培训的机会。

图书馆还应该鼓励有经验的馆员把丰富的知识和经验传授给新馆员。

建立一个辅导制度来帮助新馆员向有经验的馆员学习。

安排非正式的研讨会和餐叙。

交流成功的经验和吸取失败的教训。

在图书馆内部网页上建立特别兴趣小组和聊天室。

作为年终考绩的一部分,那些通过写作、出版、讲座、或辅导的方式来与他人共享自己的隐形知识和经验的馆员要受到适当的表扬和奖励。

创造一个良好的工作条件和环境,使这些有经验的馆员能够愿意留任。

3、资源共享和联网合作

图书馆具有悠久的资源共享和联网合作的传统。计算机、电讯、网络化、数字技术的迅速发展加快了这方面的扩张。图书馆资源共享和联网合作最好的例子:OCLC 图书馆计算机联网中心,俄亥俄图书馆和信息网络。

OCLC 的联机资源编目合作计划 (简称CORC) 对图书馆特别有用。它采用合作方式来获取各种数字资源, 用一个标准格式来描述, 使读者易于查询。

4、信息技术的发展

想要推动知识管理的执行,就必须有一个计划周详,可操作的知识管理系统,来使用最新的信息技术。在网络环境中,参加同一联盟的图书馆要协调选择一个通用的系统,使合作图书馆之间能够最大限度地连通及兼容。

应该使用图书馆内部的互联网络,通过文件/产品的共享,以及教训和最好的经验的收集与出版来支持知识管理。互联网的功能也应该用来为用户、知识者(教授、研究员和课题专家等)、出版商、政府机构、商业和工业、以及其它组织之间做为知识交流之用。

5、用户服务

首先,了解用户至为重要,应为首务之急。

其次,这种信息可从以下方式获得:

从用户注册数据库的统计分析;

流通和馆际借阅记录;

最常问的参考咨询问题;

电话和电子信件服务;

电子刊物和数字化资源的使用等。

第三,所有的用户服务项目都应该符合各人的需要。

第四,通过定期的用户调查来收集用户的满意程度和要求。

六、结论

第一,在企业界,知识管理一直被当作各个组织能够获得超越其对手的竞争优势,增加其产品的价值、赢得其客户最大满意程度的主要策略。

第二,知识管理对图书馆像对企业界一样地重要,只是图书馆不存在竞争、所有权和想办法赚钱的问题。

第三,在企业组织中有许多新创立的职位:如Chief Knowledge Officer (CKO) ,主要知识官员;Knowledge Manager ,知识经理;Knowledge Management Specialist ,知识管理专家。具备远大目光,领导才能,及专业知识的图书馆员及信息专家应该是最适合担任主要知识官员职位的。

第四,图书馆学院应该与图书馆一起来设计新的课程,进行新的学习与研究,发展新的理论与实践,及培养更好的现在和将来的知识专业人员。

第五,绝对不要用知识管理来控制知识创新的过程,每一个图书馆都应当动员所有的能力与资源来做为知识创造的促成者及协助者。

第六,学术界是最好的知识创造者。大学是知识创造最好的场所。作为一个学习和知识的机构各大学应该授权其图书馆来发展一个全校的知识管理系统。

今天就说到这里,谢谢大家!

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