知识管理在企业中的应用

选择字号:   本文共阅读 2615 次 更新时间:2001-10-08 10:35:00

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刘洪  

  时间:9月26日(周三)晚7点

  地点:光华楼202会议室

  主讲人介绍:刘洪,Lotus中国区总经理。北京大学计算机系81级毕业生。Lotus公司以技术见长,开发的很多的产品都很受用户欢迎,在全世界范围内拥有广阔的市场。Lotus产品最大的特点是把信息技术融合到管理领域来,让企业获得最好的经济效益。知识管理理念与信息技术的结合,将是是企业制胜之道。刘洪将从一个管理者的角度,和大家谈谈这个话题。

  

  讲座内容:

  谢谢,各位同学晚上好。我先把Lotus公司的情况向大家做一个简要的介绍。Lotus是1983年成立的一家软件公司,这个公司曾经有过非常辉煌的历史。Lotus 1-2-3这个知名软件一直到90年代初还要比微软的软件有名得多,当然微软有其巨大的成功之处,这是后话。Lotus公司生产了PC机第一个成功的商业软件——Lotus 1-2-3,在早期推动了微机的发展。那时在美国有个说法,如果你想买一台微机,只要对老板说:“我要用Lotus 1-2-3。”后来随着微软的崛起,Lotus走向了滑坡,当时企业的潮起潮落,好在Lotus又推出了Lotus notes,成为我们网络时代一个非常好的软件。正是因为有了Lotus notes,才促使IBM在1995年以50亿美元收购了Lotus公司,是其成为一个IBM全资的子公司——这就是Lotus的历史。

  我是北大的81级计算机系的学生,那时关于系名就有一场论争,最后定为“计算机科学技术系”,一方面是为了强调北大的理论基础雄厚,所以名为“科学”;另一方面,计算机系其实是非常注重应用的学科,所以又强调“技术”性。北大的学风是百年不衰的,我们那时就有很多的讲座,我也常常听,有一次有位化学系的同学邀请我去听他爸爸的讲座,当时的内容已经淡忘了,只是为了朋友之义就去听讲座——他爸爸就是厉以宁,当时刚刚回国,知名度还不高。

  北大的讲座为什么受欢迎,这和北大的教学,北大的学者是分不开的。今天的讲座让我想起孔老夫子的“敬事”,这两个字非常有份量。不管作为学生还是管理者,尊敬你所做的事,这是一个基本的道德,只有这样,你的潜能才能发挥,走向成功。今天我能够站在北大的讲坛上,是件非常光荣也很神圣的事——虽然我也曾为人师,但在北大是头一遭,实在有一种诚惶诚恐、既激动又紧张的情绪,唯恐对不起大家,在此先请各位多包涵。

  我在加入Lotus以前,没有出国留过学。在Lotus工作有机会去美国等国家开会和学习,我一直在想中国和美国的区别到底在哪里,中国到底落伍在哪里。出国前我看了一本书《山本五十六》,山本五十六算是二战时的风云人物,他也曾在美国留学。书中记载,山本五十六得知日本与美国开战的消息后,说日本必输无疑。山本五十六并不是个有民族自卑感的人,但当别人问及他为什么说日本必输时,他回答说:“偷袭珍珠港也好,别的局部胜利也好,无非是让日本多支撑一段时间。你不用怀疑,只要你坐一趟火车,从美国的东部到西部,就会同意我的看法。”我到了美国,感到确实现代工业文明所留下的痕迹非常浓,人才、物质丰富,社会运作极有效率,让人感到一种非常强大的力量。我那时不知道美国的西北航空公司,还向人询问,其实当时NORTHWEST是美国第四大航空公司,它一家所拥有的飞机数量比中国全部航空公司的飞机数还要多。到了底特律,我看到机场的飞机几乎和中国的公共汽车一样,一架接一架起飞,这种物质文明确实达到了一个很高的程度。

  多年以后我再一次体会中国和美国这样的发达国家的区别,最准确的解释应该体现在企业上,因为经济最核心的成员是企业。早期工业发展时期,资本和技术是最重要的因素,要么有个好的专利或产品,要么拥有雄厚的资金,你的企业就能立于不败之地;到了后来,管理和制度的作用开始凸现,大家认为管理成为企业成败的关键,通用汽车有个大楼,14层是高层管理者的办公室所在,能够进这里的人,以前是工程师,后来变成会计、财务,最后变为MBA。当然,所谓出身也是个不完整的说法,因为人一直在改变着他的社会角色。我们上学的时候还流行这样的说法:“学好数理化,走遍天下都不怕。”学好一个专业就衣食无忧的想法已经过时,在当今社会,我觉得除了医学以外,很少有能在一生当中随着年龄滋长更显价值的学科。所以“出身”往往是相对的,学MBA的往往也读过其它的学科。总之,我认为中美之间的真正差距在于有一类人,叫做Corporation American,即美国企业家,或企业美国人。我觉得这批人令人非常佩服,我就从这里开始讲一讲知识管理的应用问题。

  

  1.信息管理应用的发展阶段

  中国也有一些希望之星,如联想、海尔、TCL、华为等等,这种变化到国外看看会更明显。我们早期出口的主要是玩具和服装,决不是Social Activity类的东西,现在已经有一些不同:在美国的超市里也能看到一些冰箱、彩电是Made in China的。我今年去南非,在约翰内斯堡下飞机是看到屏幕电视上在做的广告是Hisence(海信),后来才得知海信在南非几乎垄断了当地的彩电产业。从改革开放以来基本上是创业的第一代,如果像这样的中流砥柱产业能够持续发展,起码需要两三代的时间,各位都有机会进入这类企业的决策层,大有可为。这些决策者一般都有一些衡量的标准:政治上相对保守,生活上较为呆板、严谨,有较高的学历,大都读过一些重点大学的MBA,等等。我在IBM听过一些决策层老总的演讲,特别让我佩服的是他们讲number(销售额),把数字分析的非常透彻,说到市场竞争对手时,眼睛都是绿的,讲起管理和技术,清清楚楚的。这些人是企业真正的活力所在,是企业的灵魂人物。不管是什么出身,搞技术的,搞管理的——当然现在真正的高层领导并不是搞技术的,即使是技术出身也要转向管理学科——这类人才绝大部分都做过销售,不一定是第一线的销售,但一定是对销售负责的人。我们对销售负责人有网络化的管理,在网上称为War room,真是商场如战场,也就是这些人维持着企业的运转。

  下面言归正传,谈谈信息管理应用的发展阶段。

  第一个阶段是MIS阶段。这个阶段的特征是比特化数据,建立基于大量数据的信息系统。这个系统是对现状的反映和对现实的总结。第二个阶段是网络化,对商场运作流程进行模拟,这与第一阶段是有很大区别的。比如财务报帐的报表,这是事后的总结,严格意义上说,只能算是会计,而不是财务,这应算作第一代。而网络化使财务预算等过程得到自动化。第三个阶段是知识管理的阶段,它的定位是提高企业运作的水平而不仅仅是效率。如北大方正的激光照排系统,自动化的过程使效率得到优化,但是并不能使稿件内容精致——这正是知识管理的目标。总结起来,第一个阶段追求数据化,第二个阶段追求效率,而第三个阶段追求的是管理的水平。

  

  2.知识管理的必要性和可行性

  那么为什么要搞知识管理,我觉得可以归纳为以下几点:

  首先是知识经济和全球化的发展,使企业感到的竞争压力很大。我们前不久与四川省合作,为他们提供办公自动化的服务,主要是网络处理那一块。和他们的省级领导接触较多,他们的副省长就曾对我说:“你看这个因特网,对我们四川的影响是非常好的。没有因特网的时候,沿边、沿海地区依赖他们的地理优势,连对走私都能‘雁过拔毛’。现在在因特网上,大家都公平了,我们面对的是一个共同的因特网。”我对他说:“你说的有一定道理,但是由于沿边沿海地区的经济是先发展起来的,他们企业的IT化就高,就导致他们上因特网还是比你们快。”咱们举个最简单的例子,如果一条高速公路四通八达,所有的车都可以上,如果你用的牛车和别人用的跑车相比,差距反而会更大。没有牛车还好,你的牛车还能走,自己自足,还能享受一方安宁;一旦和跑车竞争,也就是在今后因特网上,电子商务的发展,使全世界的市场都摆在消费者面前,地方经济、地方政策再也保护不了地方性的企业,地方企业势必要面临更残酷的竞争。这种新经济是“快鱼吃慢鱼”的模式,知识信息的作用将摆到更重要的位置。大家知道,在911事件中,电话线路打不通的时候,都是靠网络与外界联系,这是恐怖分子的“百密一疏”——如果网络也被破坏的话,人们心中的恐慌还会更大。银行家的形象一向是西装革履,给人持重精明的感觉,上海鳞次栉比的银行大厦也是相当考究的,可是一旦到了因特网上,银行的大楼不过是一个图片,取而代之的最重要的是银行网络对储户的反应速度和水平。总之,Internet的发展需要知识管理,这是一种时代对企业的呼唤,它将成为企业的核心竞争力。

  还有一点是大部分的企业都在进行员工培训。对一个企业来说,学习和提高是不可或缺的一部分。国外倡导“全员终身培训”,去年一个在日本横滨的会议提出,要像为员工提供医疗保险一样,把雇员终身培训当作企业必须完成的福利事业。这种培训分为两个部分,一方面是请一些有经验的企业家、社会名流、教授做一些讲座;另一方面是技能培训——Know how的培训。技能培训是任何外力都不能介入的,唯一的解决之道是让企业自己建立自己的知识体系。

  另外,在中国国内进行知识管理有没有可行性呢?目前知识管理(KM)在学术界也形成了一个小流派,我在这方面谈不出什么专业的看法。一般来说,知识管理被分为四类,一种是Know what,事实性的知识管理;一种是Know why,原理性解释性的知识管理;一种是Know who,就是专家定位的知识管理;还有一种是Know how,技能知识管理。如果我们把知识管理当作一个非常实用的、与管理有关的话题的话,你的关注点99%应该放在Know how上面,而这种技能性的知识管理在国内是有可行性的。现在大部分企业都网络化了,这给实现知识管理,特别是Know how提供了便利条件。现在崇尚的数据仓库、数据挖掘(Data Mining),主要挖出的是Know what,Know why的现象信息,然而Know how的信息需要一个很大的网络来实现。我今天不想向大家推销Lotus,然而Lotus就是这样一个网络系统。比如你写论文的时候,可以邀请一个哈佛,一个复旦的同学通过网络协作来共同完成。如果企业的各个部门都能在网上进行协作,就构成了一个网络协作环境——这是我们实现知识管理的一个基础保障。我们去华为参观的时候,发现在他们的生产线上,蓝领工人都要进行电脑操作,这就是企业全员的IT化,这都为我们进行知识管理提供了基础。

  

  3.知识管理的实现

  知识管理的实现方面,我也有一些体会。CKO是首席知识长官,他所要做的最重要的有三件事。

  第一件事是要帮助企业建立一个知识保全体系,知识作为一种无形资产,应该得到保全。比如一个员工离开的时候,返还电脑,电脑的硬件没有任何破坏,只是做到了财产保全,然而电脑中的工作信息文件却往往得不到保全。管理非常强调team work,就是团队协作环境,这时协作人员的文档的保全就成了非常重要的东西,只有这样才能保证工作的衔接和进行。MRP让计算机软件成为网络环境管理的重要工具。

  第二件事是对员工的绩效考核进行管理。我理解的绩效考核是“令之以文,行之以武”,我们IBM每年都要给你两个东西,一个是sales plan,第二个是IDP(individual development plan),即个人能力发展计划。IDP是文,即培训和约束,而sales plan是武。《孙子兵法》中这两句话的意思是说,士兵的训练可以用文的方法,而上战场就必须是非常野蛮的武的形式。在商场上也是如是,给你的销售额你完不成,就只能走人,这是一场非常残酷的战斗。我们说的绩效考核必须文武相结合,因为这与你的荣辱、升迁、薪水紧密相关。CKO必须牢牢掌握住这个方面的管理,现在这一部分主要是人事部在做。

  第三件事是信息改革。现在国内企业大都设立了CIO,他更多的是负责技术层面的东西,而不具备决策的权力。我认为CKO在管理方面做得应该比CIO更多。

  

  4.总结

  我作为外企的管理者,今天却谈了不少东方思想。我觉得东方价值观念有其非常合理的内涵和广泛的应用,中国古时候积累的真知灼见实在是太多了。孙子说:“将有五常:智、信、仁、言、勇。”曾国藩曾说:“为将者,智为首,仁次之,勇次之。”我们可以把管理者同理视之,所谓商场如战场,但是一介勇夫是当不好管理者的。诸葛亮入主成都时,推行“苛政”,违法者杀无赦。当时有人说:“像您这么智慧的人,怎么会推行苛政呢?”诸葛亮回答说:“上一代统治者刘璋暗弱,社会懒散,我再不杀他几个人,国家就糜烂了。所谓‘此一时彼一时’也。”而汉武帝继位时,好长时间都不上朝,有人劝柬时,他说:“我父亲当政时法令严格,如果我继续仿效的话,人民得不到修养生息,反而不好。”也就是说,国家是德治还是法治,也是此一时彼一时也。这都说明需要用智者的谋略才能管理好国家,企业也应是如此,而这都是东方精神的精华。对于东西方文化的沟通,我们既不该妄自尊大,也不能妄自菲薄,在此我愿与同学们共勉,谢谢大家!

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